Impiegato di segreteria

Cosa fa l'impiegato di segreteria

L’impiegato di segreteria (o segretario – segretaria) si occupa di gestire e organizzare diverse attività e situazioni che riguardano la realtà per la quale lavora: smistare e filtrare le telefonate, scrivere documenti e lettere, gestire la posta, archiviare documenti, gestire gli appuntamenti del superiore, organizzare eventi, prenotare viaggi e trasferte sono solo alcuni dei compiti che deve affrontare.

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A tali scopi è necessario che conosca bene la lingua italiana parlata e scritta e, in certi casi, una lingua straniera, che sappia usare i principali programmi informatici di posta, scrittura, calcolo e presentazioni, che sia in grado di utilizzare con competenza Internet, abbia conoscenze di leggi e regolamenti, sappia gestire archivi e conosca le basi della gestione amministrativa e contabile.

La grande varietà di competenze necessarie per occuparsi della segreteria richiede doti di precisione e concentrazione, capacità organizzativa e di risolvere problemi, cura dei rapporti con clienti e colleghi, cortesia, intuito, senso pratico, gestione dello stress, attitudine all’apprendimento e un’ottima memoria.

In pratica

Le mansioni dell’impiegato di segreteria dipendono molto dalla grandezza dell’organizzazione in cui lavora. Nelle realtà più piccole si troverà spesso a svolgere un maggior numero di attività, che possono includere, fra le altre, anche la comunicazione attraverso i social media, l’aggiornamento del sito, la gestione del personale (ferie, straordinari, malattie).

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Altra fondamentale variabile è il settore di lavoro in cui opera, che determina le necessarie competenze tecniche specifiche (terminologia e mansioni caratteristiche): una segretaria in uno studio di avvocati si interfaccerà di frequente con diversi clienti, gestirà e stilerà documenti legali e avrà spesso a che fare con il tribunale, mentre il segretario di una scuola incontrerà ogni giorno il personale docente e i dirigenti, e si dovrà barcamenare fra registri e comunicazioni alle famiglie.

Sbocchi professionali

Quello dell’impiegato di segreteria è solitamente un ruolo da dipendente, direttamente connesso a uno o più dirigenti, riferimento di settori organizzativi.